Theo thời gian hoạt động, các doanh nghiệp, bệnh viện hay ngân hàng đều phải đối mặt với một “núi” hồ sơ, chứng từ, bệnh án cần lưu trữ dài hạn theo quy định của pháp luật. Giấy tờ nhìn bằng mắt thường thì có vẻ nhẹ, nhưng khi được đóng gói cẩn thận và xếp thành hàng ngàn thùng carton, khối lượng tĩnh của chúng trở nên vô cùng khủng khiếp, hoàn toàn có thể đánh sập bất kỳ chiếc tủ gỗ hay kệ siêu thị mỏng manh nào. Để giải quyết triệt để bài toán về không gian, tải trọng cũng như bảo mật tài liệu, việc ứng dụng hệ thống kệ trung tải chuyên nghiệp đang trở thành xu hướng tất yếu của các văn phòng hiện đại ngày nay.
1. Tại sao tủ hồ sơ văn phòng truyền thống không còn đủ sức gánh vác?
Trong công tác quản trị hành chính, nhiều doanh nghiệp ban đầu thường trang bị các loại tủ gỗ công nghiệp (MDF, MFC) hoặc tủ sắt văn phòng loại mỏng để đựng tài liệu. Tuy nhiên, khi quy mô tổ chức phình to, những trang thiết bị này bộc lộ rõ những điểm yếu chí mạng.
Thứ nhất, giới hạn tải trọng của các loại tủ truyền thống thường chỉ dao động ở mức tối đa 30 – 50kg/tầng. Khi các phòng ban kế toán, nhân sự nhồi nhét hàng chục kẹp file chứng từ hay thùng hồ sơ vào, mặt kệ gỗ sẽ nhanh chóng bị võng xệ, nứt gãy, gây nguy hiểm cho người sử dụng. Nếu không sớm thay thế bằng kệ trung tải, việc sập đổ dây chuyền trong phòng lưu trữ là rủi ro hiện hữu.
Thứ hai, thiết kế đóng kín bằng cửa kính hoặc cửa gỗ của các dòng tủ cũ gây ra tình trạng bí bách không khí. Dưới điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa độ ẩm cao tại Việt Nam, môi trường kín này chính là chiếc lồng ấp lý tưởng cho nấm mốc và mối mọt sinh sôi. Hậu quả là những tài liệu, hợp đồng kinh tế vô giá có thể bị tiêu hủy, mục nát chỉ sau một vài mùa mưa. Chính vì lẽ đó, sự chuyển dịch sang sử dụng kệ trung tải là một bước đi mang tính chiến lược trong công tác bảo vệ tài sản thông tin của các chủ đầu tư.

2. Những ưu điểm vượt trội khi ứng dụng Kệ trung tải lưu trữ hồ sơ
Được sinh ra để giải quyết những bài toán về kho bãi hạng trung, kệ trung tải chứng minh được sự ưu việt tuyệt đối khi được đưa vào môi trường lưu trữ chứng từ văn phòng.
Khả năng chịu tải cực khủng, an toàn tuyệt đối
Đặc tính quan trọng nhất của hệ thống này nằm ở kết cấu thép tiêu chuẩn công nghiệp. Với mức tải trọng được thiết kế đa dạng từ 200kg – 500kg/tầng, một khoang kệ trung tải có thể dễ dàng gánh vác hàng chục thùng carton chứa đầy chứng từ kế toán dày cộp mà không hề hấn gì.
Hệ thống trụ Omega dập lỗ kết hợp cùng các thanh beam chịu lực cường độ cao giúp phân tán trọng lượng giấy tờ một cách đồng đều. Nhờ vậy, ngay cả khi phải lưu trữ khối lượng hàng tấn hồ sơ trên một diện tích nhỏ hẹp, các nhà quản trị kho vẫn có thể hoàn toàn yên tâm về độ vững chãi, không bao giờ xảy ra hiện tượng võng mâm hay nghiêng ngả. Việc đầu tư kệ trung tải ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí thay mới tủ kệ bị hỏng hóc mỗi năm.
Thiết kế mở giúp thông thoáng, chống nấm mốc
Khác biệt hoàn toàn với sự ngột ngạt của tủ kín, khung kệ trung tải sở hữu thiết kế mở 4 chiều, giúp luồng không khí luôn được lưu thông liên tục giữa các dãy kệ. Điều này đặc biệt quan trọng để giữ cho giấy tờ luôn trong trạng thái khô ráo.
Đồng thời, mặt mâm tôn của kệ được xử lý qua công nghệ sơn tĩnh điện cao cấp, tạo ra một lớp giáp hoàn hảo miễn nhiễm hoàn toàn với các tác nhân gây hại như mối, mọt, chuột gián hay sự ăn mòn của thời tiết. Tài liệu, sổ sách và bệnh án khi được đặt trên kệ trung tải có thể bảo tồn nguyên vẹn trạng thái vật lý lên tới hàng chục năm.

Tính linh hoạt cao, tùy biến khoảng cách các tầng mâm
Mỗi loại tài liệu lại có một quy cách đóng gói khác nhau: từ kẹp file càng cua A4, thùng carton tiêu chuẩn, cho đến các hộp nhựa bảo quản chuyên dụng. Điểm sáng giá của kệ trung tải là khả năng dễ dàng thay đổi cao độ (pitch) giữa các tầng bằng hệ thống ngàm cài thông minh.
Các trưởng phòng hành chính có thể tự do điều chỉnh khoảng cách các mâm tầng để lắp vừa vặn các kích thước thùng tài liệu khác nhau, không bỏ phí bất kỳ một centimet khối nào. Qua đó, không gian thẳng đứng của căn phòng được tận dụng triệt để lên tới sát trần nhà. Ngoài ra, việc thay đổi cấu trúc này không đòi hỏi dụng cụ phức tạp. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết Hướng dẫn chi tiết tự lắp đặt kệ trung tải tại nhà xưởng chỉ với 3 bước để hiểu rõ hơn về sự tiện lợi trong quá trình tháo lắp, di dời của hệ thống này.
3. Tiêu chuẩn PCCC khi thiết lập kho lưu trữ tài liệu doanh nghiệp
Một khía cạnh thường bị xem nhẹ trong quản lý hồ sơ chính là an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC). Giấy là vật liệu cực kỳ dễ cháy, và một khi ngọn lửa bùng phát trong kho lưu trữ mật độ cao, thiệt hại là không thể đong đếm.
Các cơ quan chức năng kiểm tra PCCC luôn đánh giá rất thấp các kho lưu trữ sử dụng vật liệu gỗ dễ bắt lửa. Do đó, việc chuyển đổi sang sử dụng kệ trung tải khung thép là một điểm cộng vô cùng lớn, giúp doanh nghiệp dễ dàng vượt qua các đợt kiểm định an toàn. Toàn bộ hệ thống khung thép và mâm tôn của Unirack đều được phủ lớp sơn tĩnh điện có khả năng chịu nhiệt độ cao, ngăn chặn nguy cơ cháy lan. Không chỉ đóng vai trò như một giá đỡ, kệ trung tải còn đóng vai trò như một vách ngăn chống cháy thụ động, bảo vệ tính mạng con người và tài sản doanh nghiệp khi có sự cố không may xảy ra.

4. Unirack – Đối tác quy hoạch kho lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp
Thiết lập một kho lưu trữ hồ sơ quy mô lớn không đơn thuần là mua vài bộ kệ về lắp đặt. Đó là một quá trình quy hoạch không gian bài bản, đòi hỏi chuyên môn về đo đạc tải trọng, tính toán lối đi cho xe nâng tay và thiết kế layout tối ưu diện tích.
Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực giá kệ công nghiệp, Unirack (Thương hiệu trực thuộc Công ty Cổ phần Bảo Chánh) tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp kệ trung tải lưu trữ trọn gói. Đội ngũ kỹ sư tại Unirack sở hữu năng lực đo đạc thực tế, thiết kế bản vẽ 2D/3D tối ưu không gian và trực tiếp thi công lắp đặt hệ thống cho hàng loạt các ngân hàng, bệnh viện, cơ quan hành chính sự nghiệp lớn trên toàn quốc. Các dự án kệ trung tải do Unirack đảm nhiệm luôn cam kết đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2015, mang lại sự vững tâm tuyệt đối cho các tổ chức, doanh nghiệp.
Lời kết
Nâng cấp không gian lưu trữ chứng từ không chỉ đơn thuần là công việc dọn dẹp văn phòng, mà đó chính là cách thức chuyên nghiệp nhất để bảo vệ những tài sản thông tin quý giá nhất của tổ chức. Hệ thống kệ trung tải đã và đang khẳng định được vị thế không thể thay thế nhờ khả năng chịu tải vượt trội, tính an toàn cao và sự tối ưu tuyệt đối về diện tích.
Nếu các doanh nghiệp, bệnh viện hay tổ chức tài chính đang cần quy hoạch lại kho lưu trữ hồ sơ đang quá tải của mình, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Unirack để được tư vấn chuyên sâu, khảo sát tận nơi và nhận bản vẽ thiết kế 3D hoàn toàn miễn phí.
- Hotline/Zalo: 0912 404 977
- Email: t@vinarack.vn
- Website: kesat.vn
- Địa chỉ: Số 3, đường 40, P. Hiệp Bình, TP. HCM, Việt Nam












